ক্লিনিকের জন্য
ডেস্ক, চেম্বার আর কাউন্টার — একটি সিস্টেমে
একাধিক ডাক্তার, বারবার আসা রোগী আর আগে টাকা নেওয়া কোর্স নিয়ে যদি আপনার চেম্বার চলে, তবে পেশেন্টডেস্ক ঠিক সেই আদলেই বানানো।
আপনার ক্লিনিকের একটি দিন
ফিচারের তালিকা নয় — কাজগুলো যে ক্রমে আসলে ঘটে।
সকাল: ডেস্ক খুলল
আজকের সিটিং ও বুক করা প্রত্যেক রোগী আগেই স্ক্রিনে। ডেস্ক কেবল নিজের চেম্বারই দেখে। ওয়াক-ইন রোগী যোগ হয়ে সিরিয়ালে জায়গা পান।
রোগী আসছেন
চেক-ইন দিলে রোগী ‘এসেছেন’ হয়ে যান, সিরিয়াল আপডেট হয়। নতুন রোগী একবারই ভর্তি হন — ইতিহাস ও অ্যালার্জি লেখা হয়; পুরোনো রোগীকে ফোন নম্বর দিয়ে খুঁজে নেওয়া যায়।
চেম্বারে
ডাক্তার নিজের সিরিয়াল দেখেন, রোগীর আগের ভিজিট খোলেন, প্রেসক্রিপশন লেখেন, সই করেন, আর ক্লিনিকের প্যাডে ছাপেন। পরে সংশোধন করলে নতুন ভার্সন হয়, পুরোনোটি থেকে যায়।
আবার কাউন্টারে
ফি ও দেওয়া সেবা দিয়ে বিল তৈরি হয়। রোগী যেভাবে টাকা দিয়েছেন সেভাবেই হিসাব ওঠে। রোগী কোর্সে থাকলে টাকার বদলে প্যাকেজ থেকে একটি সিটিং কাটা পড়ে।
সন্ধ্যা: হিসাব বন্ধ
প্রতিটি ক্যাশ ড্রয়ার আলাদা বন্ধ হয়। সিস্টেম কত আশা করছে তা দেখায়, ক্যাশিয়ার ড্রয়ারে যা আছে লেখেন, আর পার্থক্য সাদা-কালোয় সামনে আসে। ম্যানেজার অনুমোদন দেন।
মাস শেষে
দিনের বিক্রি ও জমা, ডাক্তার অনুযায়ী রোগী ও আয়, কোন ট্রিটমেন্ট কত আনল, আর বুকিং কোথা থেকে এল — এক চেম্বারের, বা সব চেম্বারের।
ক্লিনিক মালিকেরা যে সমস্যাগুলো নিয়ে আসেন
“কাউন্টারে আসলে কত জমা হলো বুঝতেই পারি না।”
প্রতিটি টাকা একটি বিল ও একজন মানুষের নামে ওঠে, আর দিন শেষে প্রতিটি ক্যাশ ড্রয়ার আলাদা বন্ধ হয় — পার্থক্যসহ। একদিনের হিসাব অনুমোদন হয়ে গেলে চুপচাপ বদলানো যায় না, আর রসিদ বাতিল করতে ম্যানেজারের অনুমোদন ও কারণ লাগে।
“প্যাকেজের হিসাব খাতায় রাখা হয়।”
আগে টাকা নেওয়া কোর্স একবারই বিক্রি হয়, আর প্রতি ভিজিটে একটি সিটিং কাটা পড়ে। রোগীর রেকর্ডেই কত বাকি দেখা যায়, তাই ছয়টির কোর্সে কেউ সাতটি সিটিং দিয়ে ফেলেন না।
“প্রত্যেক চেম্বারের আলাদা খাতা।”
সব চেম্বার একটি অ্যাকাউন্টেই থাকে। কর্মীরা কেবল নিজের চেম্বার দেখেন, আর আপনি এক চেম্বার বা সবগুলো একসঙ্গে দেখতে পারেন।
“সবাই একই লগইন ব্যবহার করে।”
প্রত্যেকের নিজের লগইন থাকে, আর অনুমতি এক-একটি কাজ ধরে দেওয়া — কে টাকা দেখবেন, কে বিল বাতিল করবেন, কে প্রেসক্রিপশন লিখবেন — সঙ্গে এমন কাজের রেকর্ড যা পরে কেউ বদলাতে পারে না।
“রোগীর ইতিহাস কাগজের ফাইলে।”
আগের ভিজিট, প্রেসক্রিপশন, অ্যালার্জি ও আপলোড করা রিপোর্ট রোগীর রেকর্ডেই থাকে — তাই পুরোনো রোগীকে ‘গতবার কী দিয়েছিলাম’ জিজ্ঞেস করতে হয় না।
“আমাদের প্রেসক্রিপশন আমাদের মতোই দেখাতে হবে।”
ছাপা হয় আপনার প্যাডে, আর কিছুতে নয়। আপনার প্রেসক্রিপশন, বিল বা রসিদে আমাদের নাম আসে না।
সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে
দুটি জিনিস আপনার কাজে লাগতে পারে, আর একটি জিনিসের কারণে এখনই আমাদের বাদ দিতেও পারেন।
ওষুধের সেফটি সতর্কবার্তা এখনো নেই। পেশেন্টডেস্ক অ্যালার্জি, বিক্রিয়া বা একই ওষুধ দুইবার পড়া যাচাই করে না। সফটওয়্যার প্রেসক্রিপশনের ভুল ধরবে — এমন আশা করে থাকলে, আজ সেটি হয় না; আর এটি আপনি অন্য কারও কাছে নয়, আমাদের কাছ থেকেই জানুন সেটাই চাই।
- হিসাব, স্টক ও বেতন এখনো তৈরি নয়। প্রথম দিন থেকেই পুরো অ্যাকাউন্টিং বা স্টক কন্ট্রোল লাগলে পেশেন্টডেস্ক এখনো যথেষ্ট নয়। ক্লিনিকের দিকটি — রোগী, ডেস্ক, চেম্বার, বিল — যথেষ্ট।
- শুরু করা লম্বা কোনো প্রজেক্ট নয়। আপনার চেম্বার, ডাক্তার, বসার সময়, সেবা ও ফি আমরা আপনার সঙ্গে বসে সাজিয়ে দিই, আর পুরোনো রোগীর তালিকা আপনি একবার দেখে নিশ্চিত করার পরই তোলা হয়।
- যারা বানায়, আপনি তাদের সঙ্গেই কথা বলছেন। আমরা ঢাকার ছোট একটি দল। কিছু গড়বড় হলে আপনাকে অন্য দেশে টিকিট খুলতে হবে না।
আপনার ক্লিনিকের কথা বলুন
কয়টি চেম্বার, কয়জন ডাক্তার, আর ডেস্কের সমস্যা কোথায়। যে অংশ কাজে লাগবে সেটিই দেখাব — আর পেশেন্টডেস্ক এখনো ঠিক না হলে তাও বলব।